5 tips que debes considerar al momento de contratar un DAM para el manejo de tus activos digitales

Sep 22, 2021

Un Sistema de Gestión de Archivos Digitales o por sus siglas en inglés (DAM) Digital Asset Management es una herramienta de gestión y contenidos de marketing que te permite almacenar, organizar, recuperar y compartir de manera muy sencilla todo el contenido multimedia que mediante la incorporación de etiquetas inteligentes se han enriquecido para mejorar atributos que potencien positivamente los flujos de trabajo y por ende el impacto en los esfuerzos publicitarios de la organización.

Tener un sistema DAM en tu empresa u organización te permitirá organizar los activos digitales sin problemas desde un lugar centralizado.

Si estás evaluando la posibilidad de contar con un DAM en tu organización, acá te compartimos 5 tips que serán muy útiles porque te ayudarán a comprender qué capacidades necesitas que tenga la plataforma, y qué criterios funcionales son prioritarios al momento de contratar uno.

En el proceso de evaluación y selección de proveedores de la tecnología DAM debemos tener en cuenta la plataforma, el proceso, y el plan, por eso te planteamos las siguientes consideraciones:

1)   Recopilación de requisitos internos y solicitud de información

Para escoger el DAM correcto debes tomar tus objetivos y hacerlos coincidir con las especificaciones del producto que mejor se ajuste a tus necesidades. Aquí puede resultarte útil formularte las siguientes interrogantes como: ¿Qué necesitan nuestros departamentos y sus equipos de un DAM?, ¿quién vende soluciones DAM y por último ¿qué tipo de soluciones venden?

2)   Pide casos de uso empresarial de la plataforma DAM

Durante la fase de consideración te resultará útil saber qué potencial tiene la plataforma para los procesos que realiza tu organización. Nuevamente tener claridad sobre ¿qué capacidades tiene el producto del proveedor? ¿Ofrece para ti soluciones que no habías considerado, pero que podrían resultarte útiles? O si por el contrario el proveedor te ofrece funcionalidades que no utilizarás. Todo esto, te permitirá dimensionar el alcance de la herramienta.

Formula para tu equipo interrogantes tales como ¿Qué utilidad le podemos dar a un DAM para resolver nuestros problemas comerciales en el mundo real ahora y en el futuro?

Considera que cada departamento de tu organización puede tener un uso diferente para la plataforma, por ejemplo: el área de diseño puede necesitar un paquete completo de activos de la marca y guías de utilización para crear piezas rápidamente y con las mínimas revisiones posibles. Tu departamento comercial puede necesitar la creación de plantillas de copia con parámetros normativos claros y sobre todo protegidas de derechos de autor. Saber que el equipo trabajará en tiempo real, de forma segura y utilizando la información aprobada más reciente, brinda tranquilidad, reduce costos imprevistos y acelera el tiempo de comercialización.

Por último, también es relevante que consideres si financieramente vale la pena el equilibrio entre el costo, la usabilidad y las funciones clave de la plataforma con respecto a tus objetivos.

3)   Crea una tarjeta de puntuación del proveedor

Una forma práctica y metodológica para blindar la decisión de compra es la creación de un gráfico básico con todas estas interrogantes, pues te permitirán hacer un comparativo entre los pros y los contras de cada proveedor y luego hacer una priorización de sus beneficios con relación a tus necesidades exactas.

4)   Establece un comité para la dirección del proyecto

Es simple, ¡alguien tiene que estar a cargo! Es importante tenerlo en cuenta, por eso te recomendamos establecer un equipo y central que esté a cargo de la toma de decisiones. Regularmente esta labor se centra en el departamento de marketing y está liderado por un CMO (Chief Marketing Officer) o director de mercadeo, y debes considerar que será necesario trabajar con tu departamento de TI (Tecnología de la Información) o un proveedor externo cuando se trate de requisitos de integración tecnológica.

5)   Implementación, configuración y soporte

Para la óptima integración que mencionamos anteriormente, es crítico que se trabaje conjuntamente con el departamento de TI o su proveedor externo para asegurarse de que la versión a integrar se ajusta a los sistemas y necesidades existentes. Quizás desees que el equipo de TI reduzca funcionalidades que no se utilizarán para que la experiencia del equipo de usuarios sea lo más amigable posible, o adecúe flujos de trabajo a necesidades de uso de activos específicos, o te brinde la opción de «etiquetar en blanco» sus activos, para agregar nuestra propia etiqueta al sistema.

Por último, bien sea que adquieras un sistema directamente o contrates un modelo de suscripción, trata de mantener la relación con su proveedor. Hacer reuniones programadas con el equipo de soporte puede permitirle seguir potenciando la plataforma y por ende los beneficios para su organización. ¿Qué más se puede sacar del sistema existente? ¿Qué más se le puede agregar? Su negocio seguirá cambiando, y seguramente también el sistema cambiará. Manténgase al tanto y evolucionen juntos.

Esperamos que estos cinco tips te hayan resuelto algunas de las dudas y preguntas frecuentes que surgen durante la consideración de contratar un DAM, sobre todo en un ecosistema cada vez más digital en donde el contenido es rey, y si el rey administra bien esos contenidos, será rey de reyes. Sabemos el esfuerzo que tu organización asume a la hora de crear los contenidos para hablar a tu público objetivo, y es ahí donde Bunkey puede ser la herramienta perfecta para lograr un liderazgo digital y económico en tu sector.

El servicio y el software de Bunkey es una robusta plataforma inteligente DAM (Digital Asset Management) que te permitirá optimizar el flujo de trabajo de tus equipos de marketing y de la forma en que estos potencian los resultados del material de comunicaciones que generan las agencias y productoras, optimizando de forma medible la gestión y distribución de activos digitales de modo fácil, seguro, y rápido.

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